Digitala årsmöten
Årsmötet är båtklubbens viktigaste möte, men i och med coronakrisen kan det vara svårt att genomföra årsmötet fysiskt. Därför har vi tagit fram en vägledning för klubbar som behöver genomföra årsmötet digitalt.
Fördelar med digitalt årsmöte
Givna fördelar är att de som inte kan närvara fysiskt på årsmötet nu ges möjlighet och att tillgängligheten ökar och fler ges möjlighet att vara med. Att genomföra årsmötet digitalt kan också tilltala andra målgrupper, exempelvis unga medlemmar, som därmed ges möjlighet att påverka och engagera sig i klubbens utveckling.
Utmaningar med digitalt årsmöte
Till utmaningarna hör att det kan bli svårare att förbereda årsmötet och fokus riskerar att hamna på tekniska frågor istället för att förbereda årsmöteshandlingar. Dynamiken och delaktigheten i sakfrågorna kan under mötet vara svårare att få till på ett pedagogiskt sätt. Här är det viktigt att mötesordföranden är både kunnig och lyhörd, så att viktiga nyanser i sakfrågorna kommer fram. En del kan också uppleva att man tappar ett viktigt tillfälle att träffas.
Med bra förberedelser av styrelsen och tid för delegaterna att bekanta sig med system och dagordning i tid kan den digitala lösningen bli till ett lyckat möte. Fundera på om någon eller några i styrelsen kan hålla ett par korta pröva-på-tillfällen med osäkra medlemmar i god tid före mötet?
Praktisk info för dig som delegat
Checklista för dig som ansvarar för årsmötet
Första frågan att ställa sig
Den första frågan ni behöver ställa er är om ni får arrangera ett digitalt årsmöte. Svaret på den frågan hittar ni i era fastställda stadgar.
Om inte något annat anges i föreningens stadgar är det styrelsen som bestämmer tid och plats för årsmötet. Generellt kan det anses att det i detta mandat också finns ett utrymme att bestämma formen för årsmötet och att styrelsen har möjlighet att besluta att årsmötet får genomföras digitalt.
I Svenska Båtunionens normalstadgar för båtklubbar står det i 7 § att ”Styrelsen bestämmer plats och tid för (års-)mötena”. Om er klubb följer Svenska Båtunionens normalstadgar är det alltså möjligt att genomföra ett digitalt årsmöte.
Måste föreningar och förbund hålla årsmöte under 2022, under rådande coronakris? Ja, föregående års verksamhet och räkenskaper bör avslutas i föreningar och förbund under aktuellt verksamhetsår.
Läs mer i under utbildning/SBU-akademin.
Tekniska hjälpmedel
Det finns en rad olika tekniska hjälpmedel för att genomföra sitt digitala årsmöte. De två huvudfunktionerna som är viktiga vid ett digitalt årsmöte är:
- Video (ljud och bild).
- Mötesadministration för till exempel dagordning och röstning.
Nedan presenterar vi några hjälpmedel som kan komma till användning vid ert årsmöte. Riksidrottsförbundet har också tagit fram en mer utförlig guide som du hittar här (PDF).
Teams
Microsoft Teams är Microsofts senaste stora satsning på samarbete. En av huvudfunktionerna i Teams är just att hålla digitala möten. Teams utvecklas snabbt och har cirka 75 miljoner användare.
Zoom
Zoom är ett verktyg inriktat just på videomöten och är idag den största plattformen för videomöten. Svenska Båtunionen använder Zoom för Båtriskdag, webbinarier och liknande digitala event. Obs! Gratisversionen av Zoom tillåter endast 40 minuter långt möte om man är fler än tre deltagare. Har ni redan tillgång till Zoom är det ett utmärkt verktyg att använda, alternativt att ni registrerar er och betalar cirka 1400–2000 kronor för ett års användning.
Google Meet
Google Meet är en kostnadsfri tjänst som har liknande funktioner som Teams. Det krävs att administratören har ett Google-konto, t.ex. en g-mailadress.
Mentimeter
Mentimeter kan användas för att genomföra enklare röstning. I tjänsterna ovan finns också chat-funktioner där röstning enkelt kan hållas.
Det finns självklart en rad mer avancerade digitala mötessystem på marknaden, t.ex. Easymeet, men vi bedömer att i princip alla frågor som kan komma upp kring en båtklubbs eller ett båtförbunds årsmöte kan lösas med hjälp av funktionerna i hjälpmedlen ovan.
Typ av årsmöte och rekommenderade hjälpmedel
1. Möte där alla lagda förslag godkänds utan problem
Enbart videomöte.
Video: Teams eller Zoom
Mötesadministration: Teams eller Zoom
2. Möte där ni i stort är överens om lagda förslag
Videomöte plus möjlighet till votering.
Video: Teams, Google eller Zoom
Mötesadministration: Teams, Zoom, Mentimeter
Hjälp att komma igång
Om er båtklubb behöver ha hjälp och stöd för att komma igång med digitala årsmöten, kontakta ert båtförbund. Svenska Båtunionens kansli kan också bidra med enklare och allmänna tips och råd.