Bas

Arkiv och arkivering

Arkivering

Det är styrelsen i respektive klubb som ansvarar för klubbens arkiv och korrespondens.

Rädda klubbens arkiv

Arkivet – klubbens minne
Arkivet hos en klubb utgörs av de handlingar som har tillkommit i verksamheten. Det kan t.ex. röra sig om en brevkopia till någon som bjöds in för att föreläsa, protokoll som förts vid styrelsemöten, fotografier som tagits på en utflykt, flygblad som delats ut vid en demonstration, jubileumsskrifter, medlemsregister, räkenskaper, verksamhetsberättelser m.m. Allt detta tillsammans avspeglar klubbens historia, utgör dess minne. Det är viktigt att rädda det för framtiden! Viktigt för kommande generationer, såväl som för de som är verksamma i organisationen nu. De senare måste ha tillgång till olika dokument som behövs för verksamheten. För kommande generationer kommer dessa handlingar att utgöra historiska källor – en del av deras kulturarv. Tyvärr är det mycket av just klubbars arkivmaterial som har försvunnit genom åren eller finns utspritt hos (f.d.) medlemmar.

Några skäl till att ordna och bevara klubbens arkiv

  • Rationalitet: I ett välordnat arkiv hittar vi lättare och snabbare den information vi behöver.
  • Arkivet är föreningens minne! Utan det behöver man kanske göra om saker som redan är gjorda/skrivna.
  • Lagstiftningen ställer vissa krav på bevarande och gallring av en förenings arkivhandlingar.
  • Den historiska aspekten: Arkivet speglar klubbens historia och utveckling. I arkivet finns material till den egna jubileumsskriften och till vetenskapligt bedriven forskning.
  • Och till sist: Vill ni att framtidens bild av er klubb ska grundas uteslutande på dokumentation som skapats av andra parter?

Lagarna och arkivet

Bestämmelser om upprättandet av handlingar, gallring och bevarande finns framför allt i dessa lagar och förordningar:

Bokföringslagen (SFS 1999:1078)
Datalagen (SFS 1973:289)
Personuppgiftslagen (SFS 1998:204)
Lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter (SFS 2001:1227)
Taxeringslagen (SFS 1990:324)

Utse en arkiv- och dokumentationsansvarig i klubben. Om möjligt, se till att personen får någon form av utbildning. Personen ansvarar sedan för att klubbens handlingar hålls ordnade och samlade, att ingenting av värde slängs eller på annat sätt försvinner, men att inga onödiga handlingar som extra kopior, reklam och dylikt sparas.

För att underlätta arbetet kan man utarbeta en arkivbildningsplan med de regler som gäller för klubbens hantering av sin egen dokumentation. Förvara handlingarna så stöld- och brandsäkert som möjligt. Även fukt och mögel utgör en fara – fuktiga källarlokaler är inte lämpliga för förvaring av handlingar. Har man själv inte möjlighet att förvara sina handlingar på ett betryggande sätt kan man i vissa fall deponera dem hos någon arkivinstitution efter överenskommelse.

För riksorganisationer är riksarkivet mest lämpat och för regionala klubbar de olika landsarkiven, t.ex. Göteborgs stadsarkiv. Arkivinstitutionerna kan även bistå klubbarna med råd, t.ex. vid utarbetande av arkivbildningsplan. Många ordnar även kurser i arkiv- och dokumenthantering för föreningsaktiva.

Några råd för en god arkivvård

Vad ingår i arkivet?
Till de handlingar som bör bevaras hör:

  • Protokoll, till exempel årsmötes-, styrelse- och kommittéprotokoll,
  • verksamhets- och revisionsberättelser,
  • kopior av viktigare utgående skrivelser, rapporter och cirkulär,
  • medlemsmatriklar och medlemsförteckningar,
  • inkomna skrivelser och korrespondens,
  • handlingar som rör olika ämnen, till exempel stadgar, kurser, konferenser, jubileums handlingar, historik och dylikt,
  • räkenskaper, huvudböcker, kassaböcker och bokslutshandlingar,
  • statistik,
  • eget tryck i ett exemplar, exempelvis medlemstidningar, jubileumsböcker, affischer, flygblad, inbjudningskort och program,
  • fotografier och videofilmer, ljudupptagningar,
  • pressklipp och
  • föremål som fanor, klubbtröjor och klubbnålar.

Inte bara papper…

Det har blivit allt vanligare att olika handlingar upprättas och lagras med datorhjälp på hårddiskar, disketter, optiska skivor och dylikt. Dessa utgör naturligtvis också arkivhandlingar som böra bevaras för framtiden så säkert som möjligt. Disketter duger exempelvis inte till längre förvaringstider. Ska man bevara ADB-information är det viktigt att man också bevarar tillhörande systemdokumentation. Ibland är det bäst att ta ut det väsentligaste på arkivbeständigt papper.

Foton, ritningar och mikrofilm är andra arkivhandlingar som kräver speciell hänsyn vid förvaring.

För dig som vill läsa mer

Bevara eller gallra, TAM, http://tam-arkiv.se/bevara_eller_gallra
Fram med arkivet, en arkivhandbok för arbetslivsmuseer. Per Dahl, Pia Leminen, 2005.
Folkrörelsernas arkivhandbok: Arkiv och framtid i förening, utgiven av Folkrörelsernas arkivförbund och civildepartementet.
Digital arkivering för för vanliga användare, TAM 8. http://tam-arkiv.se/tam_8_enkel_digital_arkivering
Spara eller kasta? – Råd och anvisningar vid skötsel av föreningshandlingar är en liten handledning utgiven av Göteborgs stadsarkiv. Finns att ladda ner från Göteborgs stadsarkivets webbplats i form av en pdf-fil.

Vad arkiverar Svenska Båtunionen?

Svenska Båtunionen arkiverar allt material för all framtid:

  • Protokoll och underlag från Båtriksdag och unionsstyrelsen
  • Svenska Båtunionens tidskrift BÅTLIV
  • Svenska Båtunionens utgivna böcker och broschyrer
  • Internationella certifikat
  • På datamedia dokumentation från kommittéerna
  • Bokföringsmaterial, taxeringsuppgifter och liknande material i 10 år

Mer information

Har du fler frågor? Vill du ha rådgivning, diskutera konsultinsats, utbildning eller deposition av arkivet hos en arkivinstitution?

Du kan kontakta byrån för enskilda arkiv vid Riksarkivet riksarkivet.se eller landsarkivet i ditt län. Via Svenska Arkivförbundet arkivforbundet.se kan du få kontakt med de arkivinstitutioner som är anslutna till förbundet och hos Föreningen Sveriges Länsarkivarier fsla.se hittar du information om de arkiv som finns i respektive län för föreningar. 

Sammanfattning, arkiverings möjligheter:

Folkrörelsernas arkiv och Föreningsarkiven är ideella föreningar som är specialiserade på att ta emot, ordna, ge rådgivning och tillgängliggöra arkiv från förenings sektorn. Arkiven är oftast uppbyggda som föreningar, där den klubb/förening som önskar få sina handlingar arkiverade blir medlem i föreningsarkivet. En del föreningsarkiv tar betalt för arkivering, några tar ut en fast avgift per år, andra tar ut avgift baserad på medlemsantalet i den förening för vilken man arkiverar material. Andra arkiv tar inte ut någon avgift alls.

Vissa kommunarkiv tar emot lokala föreningars handlingar om dessa är ordnade och gallrade från ovidkommande handlingar.

Regionala folkrörelsearkiv finns enligt följande (för mer info se Folkrörelsernas arkivförbund).

Bohusläns föreningsarkiv
Dalarnas folkrörelsearkiv
Folkrörelsearkivet för Uppsala län
Blekingearkivet för folkrörelse- och lokalhistoria
Folkrörelsearkivet i Västerbotten
Folkrörelsearkivet i Västernorrland
Folkrörelsernas arkiv för Värmland
Arkiv Gävleborg
Folkrörelsernas arkiv i Norrbotten
Föreningsarkivet i Jämtlands län
Folkrörelsernas arkiv i Örebro län
Föreningsarkiven i Stockholms län
Föreningsarkivet i Sörmland
Hallands Arkivförbund
Jönköpings läns Folkrörelsearkiv
Kalmar läns arkivförbund
Kronobergsarkivet
Skaraborgs läns folkrörelsearkiv
Skånes Arkivförbund
Arkiv Västmanland
Älvsborgs läns föreningsarkiv
Östergötlands arkivförbund, ÖLFA

Spara eller kasta?

Råd och anvisningar vid skötsel av föreningshandlingar, Region- och stadsarkivet Göteborg 2007 med Folkrörelsernas Arkiv.

Svenskt föreningsliv är unikt!
Sverige är det förenings rikaste landet i världen och därför är också föreningarnas verksamhet och historia en viktig del av det nationella kulturarvet och den svenska historien. Den som befinner sig mitt uppe i dagens händelser ger sig ofta inte tid att tänka på det förgångna – men var tid har skapat sin form av föreningsengagemang och därför har våra folkrörelser och föreningar haft stor betydelse i den demokratiska uppbyggnaden av vårt moderna samhälle. I föreningarnas handlingar möter vi människors åsikter och tankar om viktiga samhällsfrågor, här kan vi nå den lilla människan och hennes engagemang i både stort och smått. Mycket av det som vi idag betraktar som självklar samhällelig service drevs förr i föreningsform, som t.ex. sjukkassor.

För de verksamma föreningarna idag är det inte bara praktiskt utan även ekonomiskt att hålla sina handlingar i ordnat skick. Det underlättar administrationen, tillgodoser juridiska regler samt gör det möjligt att handlingar av forskningsintresse bevaras för framtiden.

Allmänna råd och tips
Utse alltid en arkivansvarig som ska se till att föreningens handlingar förvaras samlade och inte löper risk att skadas eller skingras.

Elektroniska handlingar som ska sparas bör tas ut på papper eller CD-R.Disketter och hårddiskar är inte rätt medier för långtidsförvaring av information. Kontakta oss innan ni för över till CD-R.

När handlingarna sätts i pärmar ska de placeras i kronologisk ordning. Skilj på olika slags handlingar – protokoll, ekonomi, korrespondens etc. Fyll pärmarna – men inte överfulla så de inte går att stänga.

Tänk på att inte förvara cirkulär, arbetsmaterial, kladdar och annat gallringsbart material tillsammans med handlingar som ska bevaras.

Glöm inte att skriva årtal på viktigare handlingar som: protokoll, kallelser, verksamhetsberättelser. Skriv gärna dessutom på pärmryggen/arkivboxen t.ex. ”Styrelseprotokoll 1990-1995”.

Använd helst arkiv- eller åldringsbeständigt papper. Även skrivmaterial, laserskrivare osv. bör uppfylla reglerna för Svenskt arkiv, vilket betyder att de är godkända av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut. Se deras hemsida www.sp.se.

Kom ihåg att rensa bort plastfickor och gem från handlingarna innan de arkiveras. Plast och metall skadar papper och skriften på papperet. Använd inte tejp.

Handlingarna måste skyddas mot brand och fukt. Brandklassade arkivskåp eller godkända arkivlokaler kan vara en lösning på förvarings frågan (lokaler kan vi bistå med, se nedan).

Tänk på att klubbstugor och möteslokaler ofta utsätts för inbrott och skadegörelse och således är olämpliga för slutlig förvaring av värdefulla arkivhandlingar.

Vad ska sparas?
Vad är det då som är viktigt att bevara? Det är framför allt föreningens egna handlingar, det vill säga sådana som föreningen själv producerar såsom protokoll, verksamhetsberättelser och kassaböcker. Dessutom är det sådana handlingar som är ställda direkt till föreningen, t.ex. brev från organisationer och enskilda. Däremot är t.ex. tidningar från riksorganisationer oftast av mindre vikt och behöver inte sparas. Här följer några exempel på olika kategorier av handlingar som bör sparas för framtiden:

Protokoll från den egna föreningen: mötes- och styrelseprotokoll men även sektions- och kommittéprotokoll samt bilagor till dem. Bevara i första hand de undertecknade original protokollen.
Diarier/postlistor om sådana förs.
Medlemsförteckningar och matriklar är viktiga att bevara både ur praktisk synpunkt och ur forskningssynpunkt.
Historiker och jubileumsskrifter dokumenterar föreningens historia.
Register och liggare,t.ex. biblioteks liggare och dagböcker.
Korrespondens Inkomna handlingar samt kopior av utgående skrivelser är betydelsefulla då man vill skapa sig en bild av föreningens verksamhet.
Verksamhets- och revisionsberättelser. Spara alltid två exemplar – det undertecknade originalet och ett ”läsexemplar”.
Handlingar rörande vissa ämnen. Här kommer några exempel på handlingar som bör bevaras:

Avtal och kontrakt,p.g.a. deras juridiska karaktär
Handlingar angående fastigheter, p.g.a. deras juridiska karaktär.
Personalhandlingar som lönekort, anställningsbevis m fl.
Stadgar och andra handlingar rörande organisationsfrågor.
Handlingar från tävlingsverksamhet som sammanställningar och resultatlistor.
Räkenskaper ska enligt bokföringslagen bevaras i tio år. Även ideella föreningar rekommenderas att följa den regeln. Ur forskningssynpunkt är det emellertid angeläget att huvudböcker, kassaböcker, dagböcker och bokslutshandlingar sparas. Även verifikationer tom 1950 bör sparas. Vid bedömning av verifikationer efter 1950 bör ni rådgöra med oss före leverans.
Statistik. Medlemsstatistik och annan statistik som rör den egna verksamheten.
Kartor och ritningar på egna fastigheter och anläggningar. Bör helst plan förvaras.
Foto och film från den egna föreningens verksamhet. Förse om möjligt alltid fotografier med datum och plats samt uppgifter om vilka som finns på bilden, annars minskas det framtida forsknings värdet.
Trycksaker med direkt anknytning till den egna verksamheten. Spara alltid arkivexemplar av affischer, flygblad, program, medlemstidningar osv. Gäller även föreningens egna utskrifter som gjorts för detta ändamål.
Tidningsurklipp är värdefulla förutsatt att man anger datum och tidningens namn.
Bandupptagningar t.ex. från möten eller intervjuer med enskilda föreningsmedlemmar. Observera att kassettband/rullband inte är godkända medium för långtidsbevarande. Vill man vara säker på att bevara inspelningarna för framtiden är överföring till CD-R ett alternativ.
Vad kan gallras?
Allt som alstras hos en förening är inte lika viktigt. En del har betydelse bara för dagen, annat i något eller några år. Handlingarna måste ändå tas om hand i det dagliga föreningsarbetet. Det gäller därför att ha en plan eller åtminstone några principer för hur kontors rutinerna ska se ut. Spara hellre för mycket än för lite. Nedan specificerade handlingar kan gallras ut efter angiven tid utan att svårare informationsförluster uppstår:

Typ av handling

Dubbletter och kopior, om originalen finns
Vid inaktualitet
Kladdar och minnesanteckningar
Vid inaktualitet
Kontoutdrag, saldobesked, postgirotalonger (postgirotalonger som rör inbetald medlemsavgift kan sparas om medlemsförteckning saknas)
Vid inaktualitet
Rekvisitioner, frakt- och följesedlar
Vid inaktualitet
Verifikationer efter år 1950
Efter överenskommelse, dock minst 10 år.
Folkrörelsernas arkiv – ett bra alternativ
Folkrörelsernas arkiv är benämningen på de föreningsarkiv som ingår i Region- och Stadsarkivet Göteborg. I Folkrörelsernas arkiv ingår alla slags föreningsarkiv med verksamhet lokalt i Göteborg. Inlämning sker helt på frivillig väg. Hos oss får din förening kostnadsfritt en säker förvaring av sitt arkiv. Vi förvarar och förvaltar det samt gör det tillgängligt för forskning. Det finns möjlighet att lämna handlingarna som gåva till arkivet eller som deposition. I det senare fallet kvarstår äganderätten hos föreningen, som då också avgör vilka som får utnyttja materialet. Ett gallrings tillstånd underlättar för oss på folkrörelsearkivet. Vi arbetar för närvarande mycket med att publicera arkivförteckningar på nätet (se nedan). Om ni motsätter er att er förenings förteckning finns på Internet i framtiden – var god meddela oss det! Syftet är att öka tillgängligheten för forskare, däremot publicerar vi naturligtvis inga handlingar från era bestånd. Har ni frågor om detta, kontakta oss!

Leverans till arkivet
Ta för vana att leverera material regelbundet till folkrörelsearkivet. Samla föreningens handlingar, gör en genomgång enligt ovan nämnda rekommendationer och ring oss för inlämning. Efter första leveranstillfället kan det vara lämpligt att komplettera med tilläggs leveranser vart tredje till vart femte år eller efter överenskommelse. OBS! Det är lämpligt att det i er stadga nämns att resterande arkivhandlingar förs över till oss vid händelse av att föreningen upphör.

Hjälp och handledning
Av oss på folkrörelsearkivet kan föreningar/organisationer få hjälp och handledning i dokument- och arkivhanteringsfrågor. Vi svarar på frågor och hjälper till att lösa eventuella problem.

Region- och stadsarkivet i Göteborg – med Folkrörelsernas arkiv

Box 2154

403 13 GÖTEBORG

E-post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se

Hemsida: www.arkivnamnden.se

Telefon: 031 – 701 50 00

Fax: 031 – 13 09 96

Besöksadress: Otterhällegatan 5

Öppettider: måndag 9-12, tisdag, onsdag, fredag 9-15, torsdag 9-19 (sept-maj)