Checklista för förtroendevalda
Det är mycket viktigt att den som är förtroendevald lämnar ifrån sig material och handlingar som tillhör föreningen till sin efterträdare eller till annan lämplig förtroendevald i föreningen. Detta för att arbetet ska kunna fortgå utan störningar och att den dokumentation som handlingarna utgör finns kvar för historiska ändamål.
Denna checklista är en hjälp när förtroendevalda byts ut i en förening. Listan är inte heltäckande, använd sunt förnuft vid övergången från en person till en annan.
Notera vad som lämnas, den som tar emot materialet kvitterar detta på listan. Behåll därefter varsitt exemplar av listan.
Kom ihåg att återlämna:
Alla förtroendevalda
- Nycklar till klubbstuga och andra nycklar som tillhör föreningen
- Kontorsmaterial såsom brevpapper, kuvert, skrivmaterial, toner, frimärken, stämplar
- Blanketter som är unika för föreningen, till exempel domarprotokoll, behörighetsbevis, anmälningsblanketter
- Maskiner och teknisk utrustning som tillhör föreningen
- Annat material som tillhör föreningen, till exempel gåvor, priser, standar och fanor.
- Trycksaker såsom årsböcker.
- Inloggningsuppgifter, BAS, koder och dylikt gällande hemsida och e-post.
Ordförande
- Ordförandeklubba
- Fullmakter, avtal etc.
- Teckningsrätt på klubbens konton måste avslutas och ändras.
Kassör
- Kontoplan
- Verifikat
- Huvudböcker
- Bokslut
- Kontoutdrag plus- och bankgiro
- Inventarielista
- Övrigt bokföringsmaterial
- Handkassa
- Skuldebrev
- Lagfarter
- Arrendeavtal
- Försäkringsbrev
- Bankkort
- Inloggningsuppgifter till bokföringsprogram
Sekreterare
- Protokoll i original
- Korrespondens (in- och utgående skrivelser)
- Avtal i original
- Årsmöteshandlingar
- Skuldebrev
- Lagfarter
- Arrendeavtal
- Övriga handlingar