Praktisk info till dig som delegat vid digitalt årsmöte

För dig som är delegat vid ett årsmöte finns några viktiga saker att tänka på och förbereda dig på. Här har vi samlat praktisk information som är bra att ha koll på inför årsmötet.

Tänk på att

Ta del av den information som du har fått skickad från mötesarrangören. Läs den i god tid före mötet så att du har koll på dagordning och övriga möteshandlingar, på hur du ansluter till mötet och vilka förberedelser som kan krävas av dig som delegat.
Ha tålamod – vid ett digitalt möte kan det ta lite längre tid både under och mellan dagordningspunkterna.
Sitt enskilt. Använd en egen dator och samlas helst inte flera personer i samma rum. Speciellt viktigt under pandemin men underlättar även vid möten efter det.
Om du deltar i ett möte utan video, säg ditt namn innan du talar.

Förbereda tekniken

Kontrollera att din bredbandsuppkoppling är tillräckligt bra, t.ex. så här:

Gå in på ww.svtplay.se

Välj kanaler och välj något program. Om du efter några få sekunder har en bra bild och bra ljud så har du tillräcklig bredbandsuppkoppling via den anslutning du använder. Om du har trådlöst wifi kan det vara bra att koppla ifrån andra enheter från wifit under mötet, tex. telefoner, tv-boxar, surfplattor eller andra prylar som använder mycket wifi-bandbredd.

Kolla vad du har för dator

Datorn behöver ha kamera och mikrofon. De flesta nyare (<3 år, men även en del äldre) bärbara datorer har oftast det. Har du stationär dator måste du kolla vad om kamera och mikrofon finns på skärmen. Saknas detta behöver du tillgång till denna utrustning för att kunna delta i digitala möten.

Hörlurar med mikrofon ger bättre ljud jämfört med datorns/plattans/mobiltelefonens inbyggda högtalare och mikrofon.
Använd gärna kameran på datorn/mobilen – det är trevligt för andra att kunna se dig, men det är inget måste. Är ni många som deltar i ett möte sparar ni kapacitet genom att stänga av kameran.
Kameran bör vara placerad i ögonhöjd. Undvik att sitta så att du har ett starkt ljus bakom dig.
Försök att ha en så lugn och neutral bakgrund som möjligt för att inte stjäla fokus från mötet.

Är mötesverktyget (t.ex. Zoom eller Teams) helt nytt för dig ger vi rådet att söka på Youtube för instruktionsfilmer. Vill du ha mer och djupare information så är programmens egna help center också bra, dock ofta engelskspråkiga.

Testa funktioner i mötesverktyget

– Gå igenom var jag hittar inställningarna för ljud och bild

– Aktivera och avaktivera mikrofon

– Aktivera och avaktivera kamera

– Chat – meddelandefunktion

– “Vinka” (höja och sänka “handen”)

– Delta i “poll” (svara på frågor/rösta på alternativ)

Anslut dig till mötet 10–15 minuter före avsatt tid, för att kontrollera att tekniken fungerar. Testa gärna så att ljudet fungerar innan mötet startar. Lär dig hur du slår på och av din mikrofon. Tänk på att din mikrofon alltid ska vara avslagen under mötet, förutom när du har ordet, annars hör övriga deltagare dig och dina bakgrundsljud.

Bra att känna till om ett årsmöte

Begära ordet

Under årsmötet har medlemmar, styrelseledamöter, revisorer samt årsmötets mötesordförande yttrande- och förslagsrätt. Valberedningen har yttrande- och förslagsrätt i frågorna om personval. Se efter i era stadgar för ytterligare stöd.

Talare kan begära ordet genom att ange detta, exempelvis i chatten. Ordföranden och mötesadministratören noterar den anmälda talaren på talarlistan. Listan bör hela tiden vara synlig för samtliga deltagare vid årsmötet. Talare kan begränsas i tid till förfogande för sitt framförande, exempelvis max 5 minuter.

Samtliga förslag (yrkanden) som årsmötet ska behandla måste lämnas till ordföranden och formuleras som förslag till beslut (utom vid ordningsfråga, se nedan). Alla förslag på årsmötet protokollförs.

Styrelsens förslag är i regel alltid huvudförslag.

Ordningsfråga

Ordningsfrågor rör formerna för mötet, exempelvis behov av paus för överläggningar mellan ombuden, åsikter om propositionsordningen eller streck i debatten (se nedan). Ordningsfrågor bryter talarlistan. Som regel kräver inte ordningsfråga skriftligt yrkande, om inte ordföranden begär det. Ställ gärna ordningsfrågor första gången ni genomför digitalt årsmöte i tydliggörande syfte.

Sakupplysning

Sakupplysning kan begäras av någon som har en viktig upplysning att tillföra diskussionen, eller vill rätta till felaktighet som används i diskussionen. Sakupplysning ska motiveras för ordföranden och bryter talarlistan. Upplysningen ska inte innehålla någon argumentation. Mötesordföranden beslutar om sakupplysningen beviljas.

Replik

Om någon blir medvetet misstolkad eller personligt angripen i en diskussion kan denne begära replik, direkt på föregående talare. Replik bryter talarlistan och får därför inte vara annat än ett kort svar, till exempel max 1 minut, från den replikerande. Ordföranden beslutar om replik beviljas. Efter replik kan ordföranden bevilja kontrareplik enligt samma princip som för replik.

Streck i debatten

Streck i debatten kan föreslås av något av medlemmarna eller mötesordföranden. Årsmötet beslutar om streck i debatten ska sättas, efter fråga från ordföranden. Då streck i debatten sätts, sätter de som önskar tala upp sig på talarlistan. När strecket är satt kan ingen ytterligare sätta upp sig på talarlistan. Innan diskussionen går vidare redovisar ordföranden de yrkanden (förslag till beslut) som har inkommit. Yrkanden får inte göras efter att streck i debatten har satts.

Omröstning

När debatten är avslutad kommer mötesordförande att fråga om årsmötet är redo att gå till beslut. Ordföranden redovisar de yrkanden/förslag som har kommit in, samt föreslår i vilken ordning de ska behandlas (propositionsordning).

Beslut kan fattas med acklamation eller votering (rösträkning) i det digitala systemet. Acklamation sker förslagsvis genom att deltagarna ”räcker upp handen”, svarar ”Ja” i chatten eller motsvarande. Om det blir votering är det viktigt att detta sker på ett korrekt sätt. Då räknar utsedda rösträknare antalet Ja-röster och redovisar resultatet som protokollförs. Sluten votering är svårare men går att lösa, t.ex. genom att deltagarna skickar direktmeddelande till rösträknarna som ges tystnadsplikt.

Ajournering

Att mötet ajourneras betyder att ett beslut om avbrott ska göras. Ajourneringsförslag kan ställas av vilken röstberättigad mötesdeltagare som helst. Ordföranden kan efter hörande av mötet eller efter eget beslut ajournera mötet för paus eller liknande. Ordföranden kan även ajournera mötet för kompletterande information eller för att ordna beslutsordningen inför en beslutsprocess.

Ajournering kan vara ett sätt att avbryta ett möte när en fråga inte anses lämplig att hantera via ett digitalt årsmöte. Då kan årsmötet återupptas som ett fysiskt/traditionellt årsmöte vid senare tidpunkt.

Bordläggning

Ordförande kan efter förslag föreslå bordläggning av en fråga. Mötet beslutar om bordläggning. Då skjuts frågans avgörande eller vidare diskussion i frågan fram till kommande medlems- eller årsmöte.

Reservation

Om något av medlemmarna/ombuden vill reservera sig mot ett beslut ska detta anmälas direkt efter att beslutet fattats. Reservationen ska skriftligen lämnas till mötesordföranden senast vid årsmötets avslutande. Reservationer ska protokollföras.