Råd kring digitala årsmöten

2022-01-10

Under coronapandemin 2020-2022 ställde många föreningar om till digitala möten på grund av restriktioner för möten och träffar. Trots att den allvarligaste pandemin verkar vara över, kan det fortsatt vara tryggt och kanske till och med mer tillgängligt att fortsätta med digitala medlemsmöten i vissa sammanhang. Här har vi samlat råd och tips samt länkar till användbara verktyg.

Att hålla årsmötet, medlemsmötet eller infoträffar digitalt kan ge större möjlighet och intresse för medlemmar att delta. Under åren som gått har många också blivit betydligt mer vana vid att delta i digitala möten.

En första fråga att ställa sig är om klubben kan ha ett digitalt möte enligt stadgarna. Oftast är svaret JA på den frågan. Vanligast är att styrelsen ska ange tid och plats för till exempel årsmötet enligt stadgarna och då kan styrelsen kalla till ett digitalt årsmöte.

Det finns en rad mötesverktyg som lämpar sig väl för årsmöten i en båtklubb, till exempel Zoom, Google Meets och Teams. I dessa finns också meddelande- eller chat-funktioner där deltagarna kan skriva, till exempel för att begära ordet eller för att rösta. Det finns också program för att hantera omröstningar mer i detalj, till exempel Mentimeter.

För ett lyckat möte är det viktigt att styrelsen förbereder sig noggrant, testar utrustning och program, repeterar igenom mötet med omröstningar och debatt. Ett eller ett par utbildningstillfällen där medlemmarna kan pröva på mötesformen är också bra, det är så klart viktigt att alla känner att de kan delta utan allt för stora hinder.

Här på batunionen.se/utbildning har vi samlat många bra tips för digitala möten. Lycka till med ert medlemsmöte eller informationsträff!