Utvecklingen av medlemssystemet BAS version 3
Flyttstädning
Det finns en del saker båtklubbarna kan göra för att förbereda sig för BAS-K version 3. För en bra start är migreringen av data till den nya databasen avgörande. Rätt data på rätt plats ger goda förutsättningar för en smidig övergång. Klubbarna kan förbereda sig tidigt genom att underhålla registren i nuvarande version. Man kan börja med persondata. Exempel på fel som vi ofta ser i personregister är:
- Fel typ av data i ett datafält. Är ett datafält märkt med “Födelsedatum” så ska det inte finnas något annat än födelsedatum där. Även om klubben inte registrerar födelsedatum så kan man inte använda fältet för något annat, då ska det vara tomt. Det gäller alla fasta fält i BAS. Behöver man något särskilt data som det inte finns fält för så kan man skapa egna fält i BAS.
- Flera personer på ett personkort. Ex. Lisa och Pelle Svensson, Lisa/Pelle Larsson/Svensson m fl. Två (eller fler) personer som hör samman i ett familjemedlemskap ska registreras var och en för sig och kopplas ihop med familjekoppling.
- Felaktiga tecken i namn och annat. Ex. *, +, – (minus) m fl. För att t ex gruppera eller kategorisera personer ska man istället använda sektioner.
- Använda båtplatsnummer som medlemsnummer vilket medför att en person med två (eller fler) båtplatser registreras flera gånger i medlemsregistret. Det innebär även att en medlem som byter båtplats även byter medlemsnummer (byter identitet i klubben). En person kan endast vara medlem en gång och ska ha en unik och varaktig identitet i klubben.
Om ni får, enligt klubbens integritetspolicy, så registrera så många personnummer som möjligt. Det kommer att underlätta identifiering av personer i hela databasen och t ex ge möjlighet att hitta dubbletter i andra klubbar. I BAS registreras personnumret i två fält – födelsedatum i ett fält och de fyra sista i intilliggande fält. Finns personnummer registrerat så kan vi hjälpa till med registerunderhållet centralt genom avstämning mot folkbokföringen. Men observera att ni måste informera klubbmedlemmarna om att ni registrerar personnummer och det måste framgå av klubbens integritetspolicy.
När?
Övergripande tidplan har justerats , dvs uppstart av ny version planers till augusti 2022.
Och, apropå fönster, så innebär alltså driftsättningen av den nya versionen ett stopp av BAS under en period. Vi säger att stoppet kan vara två veckor, troligen blir det dock kortare än så men vi vill ligga “åt rätt håll” med marginal om det trasslar. Vi har valt tidpunkten för att vi vet att användningen av BAS är ganska låg direkt efter sommaren. BAS är ju inte något bokföringssystem och de underlag man kan behöva från BAS går att ta ut i förväg om man vet att det kommer att stängas en viss period.
Patrik Lindqvist, Svenska Båtunionens kansli.