Hur skriver man ett protokoll?

 Protokollet ska visa vad som avhandlades vid sammanträdet och vilka beslut som togs.

Protokollets huvud bör innehålla:
  • föreningens namn, datum för sammanträdet samt på vilken ort sammanträdet avhölls
  • närvarande tjänstgörande ordförande, övriga ordinarie ledamöter och suppleanter
  • vilka ledamöter/suppleanter som inte deltog vid mötet – anmält förhinder
  • eventuellt adjungerade eller övriga närvarande
  • tjänstgörande sekreterare.

Samtliga namn ska vara fullständiga – skriv både för- och efternamn!

Paragrafnumrering

Många klubbar väljer paragrafnumrering från § 1 inom varje protokoll, andra väljer att numrera paragraferna löpande under verksamhetsåret och börjar alltså med § 1 vid det första mötet efter årsmötet, möte nr 2 efter årsmötet börjar till exempel med § 23, möte 3 börjar med § 48 och så vidare.

Paragrafens innehåll

Som anges ovan ska man kunna utläsa vad som avhandlades vid sammanträdet och vilka beslut som togs.

I det flesta ideella föreningar skrivs så kallade beslutsprotokoll. Dessa upptar för varje behandlat ärende: paragrafnummer med rubrik, kortfattad redovisning av ärende innehåll, en kortfattad förslags redovisning samt vilket beslut som togs.

Skriv gärna ord som till exempel beslöt, uppdrogs, utsågs i fetstil för att de ska vara lätta att hitta. Det är viktigt att protokollen är tydliga men samtidigt kortfattade så att de blir lättlästa. Protokollen är viktiga som information till ledamöter som inte var med vid mötet och till klubbens medlemmar. De utgör också ett historiskt dokument över klubben för eftervärlden.

Titta gärna i gamla protokoll för att få exempel på formuleringar. På batunionen.se finns många av Svenska Båtunionens protokoll utlagda i vilka det finns många exempel på formuleringar.

Justering

Det är ordförandens protokoll och det är han eller hon som har det slutliga avgörandet över protokollets innehåll. Justerarens uppgift är att kontrollera att protokollet korrekt redovisar vad som avhandlades och beslöts vid sammanträdet. Om justeraren har synpunkter på innehåll eller formulering, kan denna, i det fall ordföranden inte har samma uppfattning, skriva en separat justeringsanmärkning där hen formulerar vad paragrafen bör innehålla enligt hens uppfattning.

Nästa sammanträde

Försök om möjligt att besluta om sammanträdesdatum för en hel säsong, eller ännu hellre, för hela verksamhetsåret. Det är då lättare att planera arbetet och medlemmarna har en möjlighet att ”passa in” skrivelser eller förslag så att de kommer in i god tid före ett sammanträde.

Protokollsutdrag

Det är rimligt att medlemmar som skriver till sin klubb, till exempel lämnar förslag, också ska få ett skriftligt svar. Protokollsutdrag skrivs och skickas när protokollet är justerat.

 

Vi använder tredjepartscookies för vår hemsida i syfte att analysera och förbättra upplevelsen på hemsidan och lära oss mer om våra användare. Genom att använda vår webbplats godkänner du användningen av cookies på det sätt som beskrivits.

Jag förstår