Att verka som förtroendevald i båtklubb

Ett engagemang i en ideell, demokratiskt uppbyggd organisation som Svenska Båtunionen (SBU), ställer krav på den som en­gagerar sig. Det krävs kunskap om organisationens stadgar, uppbyggnad och verksamhetsidé. Arbetet i den ideella organisationen bygger på frivilliga åtaganden grundade på gemensamma intressen. För att arbetet ska bli framgångsrikt och främja det gemensamma intresset, är det viktigt att allt arbete bedrivs i en positiv anda. Allt vi gör och vill göra ska leda till att föra organisationen framåt, stärka den och göra den än mer attraktiv för de som ännu står utanför.

Rollen som förtroendevald

Som förtroendevald i en förening ansluten till Svenska Båtunionen har du en viktig roll och stor möjlighet att påverka och forma föreningens och Svenska Båtunionens framtid. Du har rätt att bli bemött med respekt för dina åsikter, oavsett om du arbetat i styrelsen, deltagit i valberedningen eller varit revisor i många år eller om du nu har ditt första förtroendeuppdrag.

Som förtroendevald är du en del av föreningens och Svenska Båtunionens ansikte utåt och det är därför viktigt att du är insatt i organisationen, dess verksamhet och roll i samhället.

Alla förtroendevalda måste, förutom att vara medlem i föreningen, också dela den målsättning och inriktning som föreningen uttalar i stadgar och verksamhetsidé. En ordförande, kassör, styrelseledamot, hamnkapten eller vilket uppdrag den förtroendevalda blivit utsedd till, kan aldrig betrakta ”sitt” uppdrag som att det är just ”mitt” område, ”mina” pengar, ”min” hamn och så vidare. Det är helheten som gäller och hela styrelsen har hela ansvaret under verksamhetsåret.

Som förtroendevald är du vald av föreningens medlemmar. Att vara förtroendevald är precis som ordet låter: ett förtroende. Det förtroendet prövas av medlemmarna på årsmötet via dels föreningens årsberättelse, dels via fråga om ansvarsfrihet. De förtroendeuppdrag som styrelsen tillsatt, till exempel kommittéer eller arbetsgrupper, ska granskas fortlöpande av styrelsen under verksamhetsåret.

Styrelsens ansvar och uppgifter

Din viktigaste uppgift som förtroendevald är att medverka till att båtlivet utvecklas positivt, i enlighet med stadgar och gemensamma policydokument. För att uppnå detta är det viktigt att du som förtroendevald är klar över din roll och dina uppgifter i styrelsen.

Styrelsen har det yttersta ansvaret för verksamhet, ekonomi och i förekommande fall personal. Detta förutsätter såväl omdöme som mod att ibland fatta svåra beslut. Styrelsens ansvar gäller samtliga ledamöter och det innebär att styrelsen som helhet står till svars för fattade beslut. Endast protokollförda reservationer fritar enskild ledamot från ansvar. Styrelsens ansvar prövas genom att årsmötet beslutar om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen.

Mål och utvärdering

Styrelsens viktigaste uppgift är att påverka föreningens utveckling genom att kontinuerligt ange mål samt följa upp och utvärdera verksamheten. Tydliga mål ska fastställas exempelvis när det gäller verksamhetens kort- och långsiktiga utveckling.

Styrelsen upprättar inför varje årsmöte en verksamhetsplan. Verksamhetsplanens mål ska formuleras på så sätt att de lätt kan följas upp och utvärderas. Den årliga verksamhetsberättelsen är styrelsens beskrivning över i vilken grad verksamhetens mål har uppfyllts. Den samlade kunskapen om verksamhetens utveckling ligger sedan till grund för styrelsens beslut om förändringar, nya mål och omprioriteringar.

Styrelsens arbete

Den nyvalda styrelsens första uppgift är att åstadkomma ett öppet och effektivt arbetsklimat. Redan inledningsvis bör man därför fastslå styrelsens uppgifter och ansvar, arbetsfördelning, mötesformer, utbildning av styrelsens ledamöter, etcetera. Risken är annars att ”man jobbar på som man alltid gjort”.

Ett sätt att underlätta styrelsens arbete är att kommittéer eller arbetsgrupper utses som planerar och utför vissa uppdrag. Det kan gälla föreningens webbsidor, varvsverksamhet, klubbholme med mera. Även om någon givits ett uppdrag, så är det fortfarande styrelsen i sin helhet som har huvudansvaret.

Som förtroendevald måste du inse att en stor del av arbetet görs mellan styrelsemötena. Se till att i god tid få dagordning och beslutsunderlag för det som ska behandlas på mötet. Sätt dig på förhand in i frågorna och väg olika argument mot varandra, då kan du aktivt bidra med dina synpunkter på mötet. Det är en förutsättning för goda beslut.

De beslut som fattas bör alltid formuleras så att det inte råder någon tvekan om innebörden. Detta för att undvika missämja och onödiga diskussioner. Tydliga protokoll är ett effektivt redskap för att följa upp tidigare fattade beslut. I och med att ett protokoll är justerat är det att betrakta som offentligt.

Föreningens styrelse kan adjungera medlemmar för viktiga delar av verksamheten, alternativt ge medlem/medlemmar vissa arbetsuppgifter i uppdrag, som till exempel webbredaktör, även medlemmar som varken sitter i styrelsen eller är valda av årsmötet. Dessa medlemmar svarar då inför styrelsen hur de sköter sina uppdrag.

Än en gång och det är viktigt att komma ihåg – styrelsen är ytterst ansvarig för all verksamhet mellan årsmötena.

Ordförandens roll

Ordföranden är arbetsledare för styrelsen och företräder oftast styrelsen utåt. Ordföranden måste delegera uppgifter och ansvar så att alla förtroendevalda görs delaktiga i styrelsearbetet. Det är viktigt med en arbetsfördelning inom styrelsen, där även andra ledamöter än ordförande, kassör, sekreterare kan få konkreta uppdrag.

Att företräda föreningen

Det är lämpligt att styrelsen redan på ett tidigt stadium lägger fast rutiner för hur ledamöterna agerar som talespersoner för föreningen. Det här handlar om att styrelsen värnar om sin gemensamma integritet och sammanhållning.

Det är också viktigt att man kommer överens om vilket mandat enskilda ledamöter har, när det gäller att företräda föreningen i olika utåtriktade sammanhang, exempelvis i pressen eller gentemot lokala politiker.

Lojalitet med fattade beslut

Att olika åsikter bryts mot varandra är ett naturligt inslag i styrelsearbetet och ofta en förutsättning för kloka beslut. Självklart har man alltid rätt att hävda sin uppfattning, men när ett beslut väl är fattat, krävs det att samtliga ledamöter solidariskt sluter upp bakom detta.

Årsmötet

Vid årsmötet redovisas det föregående verksamhetsåret, samtidigt som förutsättningarna för innevarande år ges i form av verksamhetsplan och budget. Årsmötet tar också ställning till frågan om ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna året och väljer de nya ledamöter som ska ingå i styrelsen.

Den valda styrelsen tillträder omgående under förutsättning att val paragrafen blivit omedelbart justerad.

Valberedningen

Valberedningens uppdrag är att föreslå förtroendevalda till styrelsen. Valberedningen måste känna till föreningens behov och kunna bedöma människors personliga kvalifikationer för att hitta rätt personer till olika uppdrag. Det är också viktigt att styrelsens ledamöter inte försätts i jävsituationer. Därför ska man undvika att välja in flera medlemmar av en familj i samma styrelse. Att till exempel ordförande och revisor eller kassör och revisor tillhör samma familj är direkt olämplig. Valberedningen måste också tänka på att styrelsen ska fungera som ett kollektiv och ha ett gott samarbete. Sist men inte minst gäller det att få människor att ställa upp, vilket inte alltid är enkelt. Därför är det viktigt att de arbetar kontinuerligt under hela verksamhetsåret med att förbereda de val som ska läggas fram på årsmötet.

Det är inte självklart att man föreslås till omval för att man en gång blivit invald i en styrelse. Valberedningen måste här kunna agera med fasthet och integritet – och alltid ha föreningens bästa för ögonen.

Ekonomi

Årsmötet och styrelsen bär det yttersta ansvaret för de ekonomiska beslut som fattas. Tydliga regler och rutiner för hur ekonomin hanteras är viktigt för att effektivisera verksamheten och undvika misstag eller till och med oegentligheter. Det är av största vikt att aldrig blanda ihop ”privat” ekonomi med föreningens.

Styrelsens ansvar för ekonomin

För att en realistisk budget ska kunna upprättas och skälig medlemsavgift tas ut av medlemmarna, fordras att föreningen har en genomtänkt verksamhetsplan att utgå ifrån. En sådan plan innefattar allt ifrån markarrenden, energi- och mötes­kostnader till underhåll och abonnemang av olika slag.

Att sätta sig in i föreningens ekonomi är kanske den uppgift som en ny styrelseledamot upplever som svårast. Ekonomin påverkar så gott som alla beslut, därför är det av avgörande betydelse att du kontinuerligt kan överblicka det ekonomiska läget i föreningen. Det är också viktigt att du kan göra jämförelser bakåt i tiden för att kunna bedöma föreningens ekonomiska utveckling.

Som förtroendevald är således såväl en rättighet som en skyldighet att skaffa sig insyn i föreningens ekonomi. Du som är ny i styrelsen har rätt till en grundlig genomgång av det ekonomiska läget och de rutiner som gäller i föreningen. För dig som är erfaren styrelseledamot är det viktigt att hjälpa de nya ledamöterna att göra sig införstådda i hur ekonomin fungerar.

En av de första punkterna på dagordningen för styrelsen efter årsmötet är att fastställa rutiner för ­hanteringen av klubbens ekonomi, exempelvis teckningsrätt, fullmakter med mera och hur den ekonomiska rapporteringen från kassören ska göras till styrelsen.

Revision

Årsmötet väljer revisorer i enlighet med stadgarna. Revisorerna är en viktig del i varje förenings demokratiska säkerhets- och kontrollsystem. En central del av revisorernas arbete är att granska föreningens verksamhet, räkenskaper och ekonomi. Revisorerna har årsmötets – och därmed medlemmarnas – uppdrag att följa styrelsens förvaltning av föreningen (alltså dess verksamhet och ekonomi).

Att som revisor både ha en stödjande och granskande funktion gentemot styrelsen kan ibland innebära en svår balansgång. Direkt efter årsmötet bör revisorerna upprätta en plan för sitt arbete. För att kunna utföra sitt arbete skall revisorerna ta del av samtliga underlag och styrelseprotokoll. Ett sätt att underlätta arbetet är att kvartals- och/eller halvårs revisioner genomförs. Revisorerna avger inför varje årsmöte ett revisions pm ställt till styrelsen och en revisionsberättelse som utgör deras slutdokument över granskningen av verksamhetsåret.

Vi använder tredjepartscookies för vår hemsida i syfte att analysera och förbättra upplevelsen på hemsidan och lära oss mer om våra användare. Genom att använda vår webbplats godkänner du användningen av cookies på det sätt som beskrivits.

Jag förstår