Både före och efter migreringen till V3 så har klubbarna en del uppgifter att genomföra
Detta behöver du gå igenom och vid behov genomföra innan BAS V3 börjar användas
Allmänt
Mycket i BAS har ändrats / uppdaterats eller omstrukturerats för att få en mer logisk struktur.
Det mesta kan vi anpassa vid migreringstillfället men några saker måste göras manuellt innan användandet av BAS V3 kan påbörjas.
Registerkategorier
Medlemmar markerade som ”Ej medlem” i V2 migreras till V3 med kategorin ”Övrig” samt med status ”Ej aktiv”.
De medlemmar som ska vara kvar ”Aktiveras” manuellt av admin. De som inte ska vara kvar väntar på att bli raderade.
De som faktiskt ska bli ”Medlem Aktiv” får klubben byta kategori och status på.
Personnummer
De klubbar som inte önskar hantera personnummer måste i V3 gå in på sitt klubbkort och klicka på knappen ”Inaktivera hantering av personnummer”
Detta kommer att dölja de fyra sista siffrorna i personnumret och klubben delar då inte personuppgiftsansvar för just personnumret.
De fyra sista siffrorna raderas inte eftersom personen kan vara ansluten till en annan klubb, som hanterar personnummer, eller så har personen
begärt hos supporten att hela personnumret ska registreras för att kunna använda BankID.
Om klubben inaktiverar hantering av personnummer kan detta inte återaktiveras av klubben. För att återaktivera skickas protokoll från möte som
styrker att klubben åter önskar hantera personnummer till supporten som kan öppna hanteringen.
Behörigheter
De olika behörigheter som är skapade under Grunddata / Behörighet kan inte migreras.
Därför måste varje klubb gå igenom vilka behörigheter respektive funktion skall ha och lägga upp dom igen.
Det här gäller även nu i utbildningsversionen.
BAS Rapport
Strukturen för BAS Rapport är totalt omgjord och därför har det inte gått att migrera rapporter.
Dom måste dessvärre göras om. Bra tillfälle att få städat i den listan.
Externa länkar
Externa länkar till Köanmälningar måste uppdateras på de hemsidor där de kan förekomma.
På en utbildning meddelades det felaktigt att länkarna inte behöver uppdateras.
Kontoplan
Klubbar som använder import av OCR-filer eller automatisk inbetalningsregistrering via Billecta måste lägga upp följande nya konton i kontoplanen.
Förslag till kontonummer är angivna:
”Skuld till medlem” 2440 En överskottsbetalning kommer att boka överskottet på det här kontot
”Observationskonto” 2999 En omatchad inbetalning kommer att bokas mot det här kontot
”Efterskänkta medlemsskulder” 3000 Det förekommer att medlemmar skänker Tillgodohavanden till klubben
Klubbar som hanterar Depositioner måste lägga upp:
”Skuld till medlem” 2440 En frisläppt Deposition bokas automatiskt mot det här kontot för val av återgäldande.
Periodiciteter
I V3 finns inte längre behov av periodicitet Engångsavgift.
Vid migrering översätts samtliga avgifter med periodicitet Engångsavgift till periodicitet ST.
En avgift knuten till medlem / plats / båt / utlånat objekt m.fl. med periodicitet ST debiteras endast per koppling.
Det går att ha flera kopplingar av en avgift till ett objekt som debiteras endast en gång om periodicitet är ST .
Avgifter med periodicitet Kvartal/Halvår.
Samtliga avgifter med dessa periodiciteter måste registreras med ett startdatum (och ev slutdatum) för beräkning av antal debiteringsenheter.
Saknas startdatum ( normalt 1 januari) kommer BAS att använda det datum då avgiften registrerades.
Periodiseringarna dygn och månad försvinner. Dessa omvandlas till ST. En Avgift för dygn eller månad får kompletteras med antal vid Avisering av flera dagar eller månader.
För klubbar som betalar moms
Enligt Riksskatteverket finns det tre momssastser:
6%
12%
25%
Dessa definieras på respektive Avgift.
Det finns klubbar som anget udda momssatser. Dessa kommer att nollställas och skall definieras på nytt.
Kontrollera samtliga Avgifter som skall ha momspåslag!
Platsavgifter
Beroende på att alla avgiftskomponenter lyfts bort från Områdena så kommer efter migrering en Platsavgift att registreras för varje område.
Benämningen av den avgiften är samma som benämningen på respektive Område.
Kategorin Sommar- och Vinterplatser hade tidigare betydelse vid aviseringen. Det har dom inte längre. Klubben kan definiera sina egna kategorier.
Passa på att göra det direkt.
Gå in under Inställningar / Referensdata och fliken Förvaring. Där definierar man de Områdeskategorier som man vill ha.
Om kliubben har:
ett Område med samma avgiftskonstruktion på alla platser. Gör ingenting.
två områden med samma avgiftskonstruktion. Skapa då en ny Platsavgift typ ”Platsavgift brygga”.
Ange de Avgifter som skall gälla och Spar. Den ny Avgiften skall nu ersätta de två befintliga som tillkommit vid migreringen.
Gå in under Förvaring / Platser och klicka på knappen ”Redigera i lista”.
Här finns möjlighet att välja de platser som skall ha den nya avgiften. För mer detaljer se manualen.
Välj ett område och byt Avgiften eller om det finns fler Områden och dom har kategoriserats så välj aktuell kategori så kan alla platser där åtgärdas samtidigt.
Välj den nyskapade Platsavgiften som skall ersätta den migrerade.
Markera de Platser som skall beröras.
Klicka på Uppdatera markerade så läggs den nya Platsavgiften till.